Coletando Registros

A coleta de registros pode ser realizada a partir das pendências geradas com base nas configurações realizada, ou então, a partir da necessidade de coletar algum registro não obrigatório.

Atualmente existe a coleta em de registros de forma individual ou então a coleta em lote (vários registros) de um mesmo colaborador/fornecedor.

• Ter ao menos um Registro ativo cadastrado.
• Ter ao menos alguma configuração de obrigatoriedade de registros feita, para casos de coleta com base em pendências.

    ATENÇÃO: Registros já coletados e aprovados não podem ser alterados por se tratar de uma segurança do processo de coleta e aprovação, gerando desta forma a confiabilidade histórica das informações, para utilização em auditorias, fiscalizações, reclamatórias, entre outros. Caso houver a necessidade de alterar a informação de um registro já aprovado, deve-se realizar um novo processo de coleta/aprovação, evidenciando temporalmente a alteração do cenário.

Existem várias formas de coletar registros, e você deve optar por aquela que atender melhor as suas necessidades no momento da coleta.

Conheça cada uma das opções abaixo:

Esta opção é mais utilizada quando você tem vários registros iguais do mesmo colaborador ou fornecedor. Um exemplo prático disso, é em processos de admissão, que o mesmo colaborador precisa entregar uma série de documentos.

Acesse Registros > Colaboradores ou Registros > Fornecedores. Localize o cadastro e clique em Coletar.

Ao acessar a tela, os registros coletados ou pendentes serão exibidos.

Para as pendências identificadas como Em Falta ou Agendado, ao clicar na linha, será possível fazer a coleta.

Já para as pendências identificadas como Vencido ou Próxima do Vencimento, ao clicar na linha, você pode clicar em Nova Coleta para iniciá-la.

Caso você desejar coletar um registro que não está configurado com obrigatório, clique no botão Adicionar Registro.

A coleta em lote, tem o recurso de Área de Transferência, onde é possível carregar todos os arquivos necessários, para posteriormente associar ao respectivo registro.

Outro recurso disponível é o que chamamos de Scanner Móvel. A partir da leitura de um QRCode em seu dispositivo móvel, que as fotos tiradas da documentação sejam carregadas para a Área de Transferência, facilitando assim a coleta.

Para conhecer mais sobre o funcionamento do Scanner Móvel, veja o artigo Capturando Arquivos pelo Scanner Móvel.

Esta opção é mais utilizada quando você tem vários registros iguais de colaboradores ou fornecedores diferentes. Um exemplo prático disso, é quando vários colaboradores trouxerem algum no mesmo dia o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).

Acesse Registros > Gestão. Localize e edite o registro que será coletado.

Ao acessar a tela, os registros coletados ou pendentes serão exibidos. Note que há uma separação entre Colaboradores e Fornecedores, para facilitar o acesso/visualização.

Para as pendências identificadas como Em Falta ou Agendado, ao clicar na linha, será possível fazer a coleta. 

Já para as pendências identificadas como Vencido ou Próxima do Vencimento, ao clicar na linha, você pode clicar em Nova Coleta para iniciá-la.

Caso você desejar coletar um registro que não está configurado com obrigatório, clique no botão Incluir Registro.

Esta opção é mais utilizada quando você precisa coletar algum registro isolado de um Colaborador. Um exemplo prático disso, é quando ele já entregou a maioria da documentação, porém ficou faltando algum que não estava de acordo com o solicitado e chega dias depois com esse documento.

Acesse Registros > Colaboradores. Localize e edite o colaborador para coleta.

Ao acessar a tela, os registros coletados ou pendentes serão exibidos.

Para as pendências identificadas como Em Falta ou Agendado, ao clicar na linha, será possível fazer a coleta.

Já para as pendências identificadas como Vencido ou Próxima do Vencimento, ao clicar na linha, você pode clicar em Nova Coleta para iniciá-la.

Caso você desejar coletar um registro que não está configurado com obrigatório, clique no botão Incluir Registro.

Esta opção é mais utilizada quando você precisa coletar algum registro isolado de um Fornecedor. Um exemplo prático disso, é quando ele já entregou a maioria da documentação, porém ficou faltando algum que não estava de acordo com o solicitado e chega dias depois com esse documento.

Acesse Registros > Fornecedores. Localize e edite o fornecedor para coleta.

Ao acessar a tela, os registros coletados ou pendentes serão exibidos.

Para as pendências identificadas como Em Falta ou Agendado, ao clicar na linha, será possível fazer a coleta.

Já para as pendências identificadas como Vencido ou Próxima do Vencimento, ao clicar na linha, você pode clicar em Nova Coleta para iniciá-la.

Caso você desejar coletar um registro que não está configurado com obrigatório, clique no botão Incluir Registro.

Esta opção pode ser utilizada para realizar coletas enquanto se está analisando o cenário da empresa como um todo, pois a partir do Painel de Pendências é possível realizar coletas em lote a partir do botão Coletar. 

Mais detalhes do funcionamento dele, podem ser vistos no nosso artigo Analisando Pendências de Registros pelo Painel.

Esta opção pode ser utilizada pelo usuário do fornecedor para realizar coletas das suas pendências. A coleta pode ser feita ao clicar em uma pendência que é exibida na seção de Registros.

Mais detalhes do funcionamento dele, podem ser vistos no nosso artigo Pendências de Registros pelo Portal do Fornecedor.

• Ocultar o botão Nova Coleta para registros com Períodicidade/frequência definida.

Para o usuário ter acesso a coleta é necessário que esteja liberado com os perfis de acesso:

• Portal - Coleta de Registros
• Portal - Gestão de Registros do Fornecedor
  
• Portal - Painel de Pendências de Registros - é o perfil para acesso ao painel gerencial de registros da construtora.
  

A diferenciação entre um usuário de coleta da empresa e do fornecedor, é que usuários do fornecedor poderão ver apenas o próprio cadastro, além do cadastros dos colaboradores associados ao cadastro da empreteira correspondente.

Os outros perfis de Gestão e Avaliação, também podem realizar coletas, porém as coletas realizadas por eles, já é aprovada automaticamente.