Configurando o Autoagendamento de Vistoria e Entrega

Este artigo descreve o passo a passo para configurar o recurso de Autoagendamento no Módulo Vistoria & Entrega, permitindo que o cliente final escolha a melhor data e horário para a vistoria da sua unidade ou a entrega das chaves, a partir da disponibilidade configurada pela construtora.

O Autoagendamento traz mais agilidade para o processo de entrega, reduzindo a troca de e-mails e telefonemas, além de aumentar a satisfação do cliente ao dar a ele mais autonomia na escolha do momento da visita.

Antes de iniciar as parametrizações, garanta que os cadastros básicos da obra estejam concluídos no Portal Web do Mobuss Construção:

• A obra deve estar cadastrada no sistema.

• Os Locais (unidades/áreas comuns) e os Clientes devem estar vinculados corretamente à obra.

• Os Colaboradores que farão as vistorias/entregas devem estar cadastrados no sistema e vinculados às obras.

A funcionalidade do Autoagendamento depende de três cadastros básicos que definem o tempo de atuação da sua equipe. Você precisará garantir que os seguintes cadastros estejam configurados e atualizados.

Este cadastro define os dias da semana e horários fixos em que seus colaboradores estão aptos a receber agendamentos. Ele cria a janela de tempo que será exibida ao cliente.

Para aprender como configurar essa janela de tempo, acesse: Cadastrando Disponibilidade de Colaboradores para Obra.

Use este cadastro para bloquear dias específicos de um colaborador (Ex: Férias, Licença). A Indisponibilidade sempre se sobrepõe à Disponibilidade, retirando o colaborador das opções de agendamento do cliente no período definido.

Para mais detalhes sobre o bloqueio de agenda, acesse: Cadastrando Indisponibilidade de Colaboradores.

Registre os feriados para que o sistema não ofereça agendamentos em dias não úteis, mesmo que o colaborador esteja marcado como disponível para aquele dia da semana.

Para consultar o passo a passo do cadastro de datas não úteis, acesse: Cadastrando Feriados.

Neste cadastro é possível definir o tempo médio que cada atendimento (Vistoria, Entrega) deve durar e o tempo de intervalo necessário entre um agendamento e outro.

Exemplo Prático: Se a vistoria dura 50 minutos e o intervalo é de 10 minutos, o sistema reservará 60 minutos (1 hora) na agenda do colaborador para cada agendamento. Esse intervalo permite ao colaborador finalizar o atendimento atual, registrar dados e se deslocar para o próximo cliente.

Pra consultar o passo a passo desta configuração, acesse: Configurando o Plano de Entrega da Obra

• Modelo de E-mail de Liberação da Unidade: O conteúdo da mensagem enviada ao cliente com o link exclusivo para o agendamento.
• Termo de Aceite do Agendamento: Texto que o cliente deve visualizar e aceitar antes de confirmar o agendamento. O sistema possui um termo padrão, mas você pode personalizá-lo para incluir cláusulas específicas de sua empresa.

• Horário Mínimo Para Agendamentos no Próximo Dia: Definir qual o horário mínimo que o Mobuss deve permitir auto-agendamentos para o período da manhã do próximo dia. O valor padrão configurado é “13:00”, indicando que o agendamento só poderá ser realizado para os horários disponíveis após as 13h do próximo dia (podendo este horário ser alterado para toda a empresa). A regra prevê cenários de finais de semana e feriados. Para auto-agendamentos de dias que não sejam o próximo dia, a agenda estará liberada livremente no período da manhã, portanto não se aplicando a regra.